Privacy Policy
Last updated: 24 July 2026
This Privacy Policy explains how Zenaia collects, uses, stores, protects and shares information — including information accessed through Google APIs — when you use our services and website.
1. Who we are
Zenaia is a service operated by SIGMA, a French simplified joint-stock company (société par actions simplifiée, SAS), registered with the Paris Trade and Companies Register under number 984 244 913 (RCS Paris).
- Registered office: 9 rue des Colonnes, 75002 Paris, France
- SIRET (head office): 984 244 913 00013
- Intra-EU VAT: FR43 984 244 913
- Publication director: Julien Aubin, President
- Contact: julien.aubin@zenaia.co
For the purposes of the EU General Data Protection Regulation (GDPR), SIGMA acts as data controller for its website and prospect data, and as data processor when it operates finance, HR and legal automations on behalf of its clients.
2. Data we process
- Contact & prospect data you provide (name, email, company, message) when you book a call or contact us.
- Account & authorization data needed to connect the tools used to deliver the service.
- Client business data processed to run the service (accounting, cash, payroll, reporting and related documents).
- Google user data accessed through Google APIs with your authorization (see section 3).
- Technical data from our website: privacy-friendly, cookieless analytics (Vercel Web Analytics & Speed Insights). We do not use advertising cookies.
3. Google user data & API access
When you connect a Google account, Zenaia requests access only to the scopes needed to operate the automations you have set up. Depending on your configuration, this may include:
- Gmail — to read, label, organize, draft and send emails related to invoices, suppliers, filings and finance operations.
- Google Drive — to read and store supporting documents (invoices, receipts, exports) used by the automations.
- Google Sheets — to read and write the spreadsheets that hold reporting, run logs and reconciliations.
- Google Calendar — to read and manage events related to finance and back-office operations.
- Basic profile & email — to identify the connected account.
We access this data only to provide and improve the features you request. We do not use Google user data for advertising, and we do not sell it.
Limited Use disclosure. Zenaia's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. We do not transfer Google user data to third parties except as necessary to provide or improve the service, to comply with applicable law, or as part of a merger or acquisition. We do not use Google user data to train generalized/non-personalized AI or ML models, and human access to this data is restricted to what is strictly necessary for security, support, or with your explicit consent.
4. How we use data
- To operate the finance, HR and legal automations you configure.
- To communicate with you, provide support and respond to requests.
- To secure, maintain, debug and improve the service.
- To comply with our legal and accounting obligations.
5. Sharing & sub-processors
We share data only with service providers that help us run the service (hosting, infrastructure, connected finance tools), under contractual confidentiality and data-protection commitments, and only to the extent needed. Our website is hosted by Vercel Inc. We never sell your data.
6. Storage, security & retention
Data is protected by appropriate technical and organizational measures, including access controls and encryption in transit. We keep data only as long as needed to provide the service and to meet legal obligations, then delete or anonymize it. Google user data is retained only while your integration is active or as required to deliver the service.
7. Your rights & data deletion
Under the GDPR you may request access, rectification, erasure, restriction, portability, and object to processing. You can disconnect Zenaia's access at any time from your Google account permissions. To exercise your rights or request deletion of your data, contact julien.aubin@zenaia.co. You may also lodge a complaint with the French data protection authority (CNIL).
8. Changes
We may update this policy to reflect changes in our practices or the law. The "last updated" date above will always reflect the current version.
9. Contact
Questions about this policy or your data: julien.aubin@zenaia.co.
Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 24 juillet 2026
Cette politique explique comment Zenaia collecte, utilise, conserve, protège et partage les données — y compris celles auxquelles nous accédons via les API Google — lorsque vous utilisez nos services et notre site.
1. Qui sommes-nous
Zenaia est un service opéré par SIGMA, société par actions simplifiée (SAS) de droit français, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 984 244 913 (RCS Paris).
- Siège social : 9 rue des Colonnes, 75002 Paris, France
- SIRET (siège) : 984 244 913 00013
- TVA intracommunautaire : FR43 984 244 913
- Directeur de la publication : Julien Aubin, Président
- Contact : julien.aubin@zenaia.co
Au sens du RGPD, SIGMA agit comme responsable de traitement pour son site et ses données de prospects, et comme sous-traitant lorsqu'elle opère des automatisations finance, RH et juridiques pour le compte de ses clients.
2. Données traitées
- Données de contact et de prospect que vous fournissez (nom, email, société, message) lors d'une prise de rendez-vous ou d'un contact.
- Données de compte et d'autorisation nécessaires pour connecter les outils utilisés pour rendre le service.
- Données métier des clients traitées pour opérer le service (comptabilité, trésorerie, paie, reporting et documents associés).
- Données utilisateur Google accessibles via les API Google avec votre autorisation (voir section 3).
- Données techniques du site : analytics respectueux de la vie privée, sans cookie (Vercel Web Analytics & Speed Insights). Aucun cookie publicitaire.
3. Données Google & accès aux API
Lorsque vous connectez un compte Google, Zenaia demande uniquement les autorisations nécessaires aux automatisations que vous avez mises en place. Selon votre configuration, cela peut inclure :
- Gmail — lire, classer, organiser, rédiger et envoyer des emails liés aux factures, fournisseurs, déclarations et opérations finance.
- Google Drive — lire et stocker les pièces justificatives (factures, reçus, exports) utilisées par les automatisations.
- Google Sheets — lire et écrire les feuilles de reporting, journaux d'exécution et rapprochements.
- Google Calendar — lire et gérer les événements liés aux opérations finance et back-office.
- Profil et email de base — identifier le compte connecté.
Nous accédons à ces données uniquement pour fournir et améliorer les fonctionnalités que vous demandez. Nous n'utilisons pas les données Google à des fins publicitaires et ne les vendons pas.
Clause « Limited Use ». L'utilisation et le transfert par Zenaia, vers toute autre application, des informations reçues des API Google respectent la Google API Services User Data Policy, y compris ses exigences d'usage limité (Limited Use). Nous ne transférons pas les données utilisateur Google à des tiers, sauf lorsque cela est nécessaire pour fournir ou améliorer le service, pour respecter la loi applicable, ou dans le cadre d'une fusion ou acquisition. Nous n'utilisons pas ces données pour entraîner des modèles d'IA/ML généralisés, et l'accès humain à ces données est strictement limité (sécurité, support, ou avec votre consentement explicite).
4. Finalités
- Opérer les automatisations finance, RH et juridiques que vous configurez.
- Communiquer avec vous, fournir le support et répondre à vos demandes.
- Sécuriser, maintenir, déboguer et améliorer le service.
- Respecter nos obligations légales et comptables.
5. Partage & sous-traitants
Nous ne partageons les données qu'avec des prestataires qui nous aident à rendre le service (hébergement, infrastructure, outils finance connectés), sous engagements contractuels de confidentialité et de protection des données, et dans la stricte mesure nécessaire. Notre site est hébergé par Vercel Inc. Nous ne vendons jamais vos données.
6. Conservation & sécurité
Les données sont protégées par des mesures techniques et organisationnelles appropriées (contrôles d'accès, chiffrement en transit). Nous les conservons uniquement le temps nécessaire au service et à nos obligations légales, puis les supprimons ou les anonymisons. Les données Google ne sont conservées que tant que votre intégration est active ou que le service l'exige.
7. Vos droits & suppression
Conformément au RGPD, vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité et d'opposition. Vous pouvez révoquer l'accès de Zenaia à tout moment depuis les autorisations de votre compte Google. Pour exercer vos droits ou demander la suppression de vos données, écrivez à julien.aubin@zenaia.co. Vous pouvez également saisir la CNIL.
8. Modifications
Nous pouvons mettre à jour cette politique. La date de « dernière mise à jour » ci-dessus reflète toujours la version en vigueur.
9. Contact
Toute question : julien.aubin@zenaia.co.